Site icon Thinkdigital

Những lưu ý khi triển khai Hóa Đơn Điện Tử cho bán lẻ

Ngày 19/10/2020, Chính Phủ đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ và sẽ có hiệu lực kể từ 01/7/2022. Theo đó, một số quy định về lập hóa đơn điện tử có điểm khác so với Nghị định 119/2018/NĐ-CP và quy định hiện hành.

Hóa đơn điện tử là gì

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử (thông thường là file PDF hoặc file hình ảnh). Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Tham khảo 03 Nghị Định chính được Chính Phủ và Bộ Tài Chính ban hàng về Hóa đơn doanh nghiệp:

Lưu ý:

Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn. Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

Khi bán hàng hóa, dịch vụ không phải lập hóa đơn hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, người bán phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Cuối mỗi ngày, cơ sở kinh doanh lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng ghi số tiền bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định. Tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

Theo Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 & Điều 3 Khoản 7 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015

Theo đó việc doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp bán lẻ nói riêng bắt buộc phải triển khai việc xuất hóa đơn điện tử ngay khi bán hàng hóa đến cho người tiêu dùng. Dưới đây là một vài điểm lưu ý cũng như chia sẻ về việc triển khai Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bán lẻ:

1. Tìm hiểu về quy mô:

(1.1) Từ hệ thống bán hàng về ERP từ ERP mới bắt đầu xuất VAT cho khách hàng hoặc (1.2) Từ hệ thống bán hàng trực tiếp xuất VAT cho khách hàng

Tùy vào hiện trạng của doanh nghiệp hiện tại mà có lựa chọn phù hợp nhằm tối ưu ngân sách với hiệu quả đạt được. Tuy nhiên một số điểm cần làm rõ:

Lưu ý: Đến bước này chỉ đảm bảo rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử với đơn vị được lựa chọn giúp tự tin là phù hợp với doanh nghiệp mình trong tương lai. Tuy nhiên, trong 03 năm đầu nên mua dưới dạng cloud dạng Saas, nhằm có thời gian để doanh nghiệp xem xét giải pháp này có thể đi lâu dài trong chặng đường 5-10 năm tới với Mô hình kinh doanh của mình không? Nếu sau 03 năm thấy ổn và doanh nghiệp tăng trưởng quy mô lớn X lần thì nghiên cứu đến giải pháp mua phiên bản cao cấp hơn Enterprise để đáp ứng nhu cầu về quy mô, và hỗ trợ nhiều hơn về mặt tùy biến phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm triển khai thành công Omnichannel Platform cho mô hình bán lẻ

2. Đăng ký mẫu hóa đơn với Cục Thuế Quận/Huyện

Khi xuất hóa đơn VAT cho khách hàng, thông thường hiện tại các doanh nghiệp điều có mẫu hóa đơn VAT được tùy biến theo doanh nghiệp của mình, tuy nhiên đây là bản cứng (hard-copy) chứ không phải phiên bản điện tử số hóa. Do vậy, việc đăng ký lại mẫu hóa đơn cũ này kèm với tùy biến theo yêu cầu mới của doanh nghiệp tiến hành gửi lên chi cục Thuế của Quận/Huyện để được đăng ký mẫu hóa đơn điện tử được doanh nghiệp sử dụng phát hành trong tương lai. Thông tin lưu ý bao gồm:

Lưu ý: việc đăng ký mẫu hóa đơn điện tử với Cục thuế của Quận/Huyện mất khá nhiều thời gian (6 tháng/lần) và công sức do vậy việc lựa chọn mẫu phải thật kỹ càng và đầy đủ thông tin nhất có thể theo nhu cầu của doanh nghiệp.

3. Lựa chọn hình thức chữ ký số cho việc xuất hóa đơn điện tử

Đầu tiên, cả 02 hình thức HSM hay Token điều tạo ra chữ ký số cho doanh nghiệp, và theo như hiện nay mình nghiên cứu thì hầu như gần 100% đơn vị cung cấp dịch vụ này đều theo chuẩn yêu cầu từ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ : Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số

Vấn đề lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số nào có thể tích hợp được với phần mềm xuất hóa đơn điện tử là được. Giá cả cũng tương tự nhau nên đừng quan tâm lắm về chi phí.

Chữ ký số là cần thiết khi doanh nghiệp triển khai xuất hóa đơn điện tử

Vậy khi nào sử dụng chữ ký số HSM ? và trường hợp nào sử dụng chữ ký số Token ?

Xét về mặt bản chất thì chữ ký số HSM cũng mang nguyên lý hoạt động và chức năng tương tự như USB Token. Tuy nhiên nếu như USB Token được sử dụng như một loại hình offline thì chữ ký số HSM lại phát huy tính năng khi sử dụng online.

Trong trường hợp doanh nghiệp bạn cần chữ ký số để xuất hóa đơn điện tử trên diện rộng, tự động qua nhiều hệ thống và theo thời gian thực thì chữ ký số HSM là 1 sự lựa chọn phù hợp.

Thông tin đăng ký theo mẫu từ nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua sử dụng dịch vụ (nên mua cùng với đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử)

Quy ước số lẻ thập phân đối với bên đơn vị cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn điện tử

4. Lưu ý số lẻ thập phân mà hệ thống có thể cho phép

Có khi nào bạn xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng đúng theo hóa đơn bán hàng (bill) nhưng khi nhận hóa đơn VAT các hàm cộng trừ nhân chia xong, số cuối cùng nó không khớp với tổng giá trị của hóa đơn bán hàng (bill) chưa ?

Điều này dễ hiểu, việc hệ thống tự động ghi nhận số lẻ và chủ động làm tròn số theo quy định của kế toán nội bộ hoặc bên nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn điện tử là nguyên nhân rõ ràng nhất.

Do vậy để tránh mất nhiều thời gian cũng như công sức trong việc theo dõi và xử lý các hóa đơn điện tử xuất sai lệch tổng giá trị đơn hàng (bill) trước khi tiến hành triển khai với đơn vị cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn điện tử cần làm rõ và thống nhất quy ước số lẻ thập phân và cách làm tròn như thế nào trên hệ thống.

Qua bài viết Những lưu ý khi triển khai Hóa Đơn Điện Tử cho bán lẻ gồm 04 ý chính giúp các bạn, các doanh nghiệp có thêm chút kiến thức trong việc triển khai dịch vụ Hóa đơn điện tử cách trọn vẹn và thành công mỹ mãn. Tuy nhiên, nếu có sai sót gì đó thì mong anh chị em hỗ trợ góp ý qua bình luận bên dưới hoặc email về thinkdigita.duyvo@gmail.com – Xin cảm ơn và đa tạ.

Exit mobile version